Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó đã được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin vào quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng.Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị được giao cho từng cán bộ, công chức sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) và các trang thiết bị làm việc sử dụng chung trong đơn vị (máy photocopy, máy điện thoại dùng chung, máy fax…).
Mới đây, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 58/2015/QĐ-TTg ngày 17 tháng 11 năm 2015, có hiệu lực vào ngày 01/1/2016 quy định quản lý, sử dụng máy móc, thiết bị của cơ quan Nhà nước. Theo Điều 4 của Quyết định thì nguyên tắc trang bị, bố trí, sử dụng máy móc, thiết bị như sau:
“1.Nhà nước đảm bảo việc trang bị, kinh phí sử dụng máy móc, thiết bị đáp ứng nhu cầu và điều kiện làm việc của cơ quan, tổ chức, đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ được giao; đảm bảo chất lượng máy móc, thiết bị đáp ứng yêu cầu từng bước hiện đại hóa công sở.
2. Trường hợp một cán bộ giữ nhiều chức danh thì được áp dụng định mức trang bị máy móc, thiết bị văn phòng phổ biến theo chức danh cao nhất theo Quyết định này. Khi người tiền nhiệm nghỉ hưu hoặc chuyển công tác khác mà các máy móc, thiết bị văn phòng phổ biến đã trang bị chưa đủ điều kiện thay thế theo quy định thì người mới được bổ nhiệm tiếp tục sử dụng máy móc, thiết bị văn phòng phổ biến đã trang bị cho người tiền nhiệm, không trang bị mới.
3. Máy móc, thiết bị văn phòng của cơ quan, tổ chức, đơn vị được trang bị, bố trí sử dụng theo đúng tiêu chuẩn, định mức quy định tại Quyết định này và các quy định về quản lý, sử dụng tài sản nhà nước.
4. Máy móc, thiết bị được thay thế theo yêu cầu công tác của cơ quan, tổ chức, đơn vị khi đã sử dụng vượt quá thời gian theo chế độ quy định hoặc bị hư hỏng không thể tiếp tục sử dụng và được xử lý theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản nhà nước; trường hợp không có nguồn máy móc, thiết bị để điều chuyển thì cơ quan, tổ chức, đơn vị được mua mới theo đúng tiêu chuẩn, định mức quy định tại Quyết định này.
5. Nghiêm cấm việc sử dụng máy móc, thiết bị quy định tại Quyết định này vào việc riêng; bán, trao đổi, tặng cho, cho mượn, cầm cố, thế chấp hoặc điều chuyển cho bất cứ tổ chức, cá nhân nào khi chưa được phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
6. Việc trang bị máy móc, thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động của dự án sử dụng vốn hỗ trợ chính thức ODA hoặc vốn viện trợ nước ngoài thực hiện theo Hiệp định đã được ký kết hoặc văn kiện dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Trường hợp Hiệp định hoặc văn kiện dự án không quy định cụ thể số lượng, mức giá, chủng loại máy móc, thiết bị văn phòng; căn cứ vào đối tượng sử dụng thực hiện trang bị theo tiêu chuẩn, định mức quy định tại Quyết định này.
7. Việc mua sắm, thuê, khoán kinh phí sử dụng máy móc, thiết bị cho cơ quan, tổ chức, đơn vị theo Quyết định này thực hiện theo quy định pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản nhà nước và chỉ được thực hiện khi đã được bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách nhà nước, quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp và các nguồn kinh phí hợp pháp khác tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị.”
Quyết định cũng quy định rõ về tiêu chuẩn, định mức trang bị máy móc, thiết bị tại mỗi cơ quan, tổ chức ở mỗi cấp là khác nhau. Tuy nhiên, theo Phụ lục ban hành kèm với Quyết định này thì mỗi cán bộ, công chức Nhà nước được trangbị 1 máy vi tính không quá 13 triệu; 2 điện thoại cố định tối đa 3,5 triệu.
Cũng theo Quyết định này, tại khoản 3 Điều11 quy định về việc thuê máy móc, thiết bị thực hiện như sau:
3. a) Đối với máy móc, thiết bị có nhu cầu sử dụng trong thời gian dưới 12 tháng hoặc chỉ sử dụng tối đa không quá 3 lần/năm mà trên thị trường có cung cấp dịch vụ cho thuê, phải thực hiện hình thức thuê; trường hợp khác cơ quan, tổ chức, đơn vị xem xét, trình cấp có thẩm quyền quy định tại Khoản 2 Điều này quyết định việc thuê máy móc, thiết bị đảm bảo việc đi thuê có hiệu quả hơn việc mua sắm.
b) Số lượng, chủng loại máy móc, thiết bị đi thuê phải phù hợp với tiêu chuẩn, định mức quy định tại Quyết định này.
c) Giá thuê máy móc, thiết bị phải phù hợp với giá thuê máy móc, thiết bị cùng loại hoặc có cùng tiêu chuẩn kỹ thuật và xuất xứ tại thị trường địa phương.
d) Việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ cho thuê máy móc, thiết bị văn phòng thực hiện theo quy định của pháp luật về đấu thầu."
Do vậy, trường hợp cơ quan, tổ chức, đơn vị chưa có máy móc, thiết bị hoặc thiếu so với tiêu chuẩn nhưng chỉ có nhu cầu sử dụng dưới 12 tháng, hoặc chỉ sử dụng tối đa 03 lần/năm thì phải thuê máy móc, thiết bị. Giá thuê phải phù hợp với giá thuê máy móc, thiết bị cùng loại hoặc có cùng tiêu chuẩn kỹ thuật và xuất xứ tại thị trường địa phương; việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ cho thuê máy móc, thiết bị văn phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật về đấu thầu.
